#26 Agiles Projektportfoliomanagement- ein Praxisbericht (Teil 2)

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Diese Episode führt das Gespräch aus Episode 25 fort – Gespräch mit Björn Schifferdecker ). Es geht um agiles Projektportfoliomanagement in der Praxis bei Bilfinger Global IT, wo ein individueller Ansatz erfolgreich eingeführt wurde. Wie funktioniert der Prozess und welche Verbesserungen wurden damit erzielt? Zu Gast sind Andreas Pfau und Halil Günay von Bilfinger IT und Kai Ritter von Alinea & Company.


Gast der Episode:
Andreas Pfau, Head of CIO Office und Tribe Lead Business Solution bei Bilfinger Global IT. Seine berufliche Reise begann vor 15 Jahren in der Beratung, wo er sich u.a. auf Projektmanagement spezialisierte. Er übernahm die Projekt- und Programmleitung in vielen Projekten und war maßgeblich am Aufbau von PMOs beteiligt. Heute verantwortet er bei Bilfinger IT u.a. die IT Strategie & Governance und die IT Security.

Gast der Episode:
Halil Günay, PMO-Spezialist und Agile Coach bei Bilfinger Global IT. Nach seinem Studium startete er seine berufliche Laufbahn in einer Beratung und hat seitdem in verschiedenen Projekten gearbeitet, hauptsächlich als PMO-Spezialist und gelegentlich auch als Projektmanager. Heute verantwortet er das IT PMO bei Bilfinger.

Gast der Episode:
Kai Ritter, Principal und Mitbegründer bei Alinea & Company. Sein Fokus liegt im Bereich Organisationsentwicklung und der Ausrichtung von Unternehmen auf klare Zielsetzungen.

Agile Arbeitsweise und MVPS (Minimum Viable Products)

  • Agiles Arbeiten bedeutet mit Minimum Viable Products (MVPS) zu arbeiten. Auch in diesem Fall stand die Einführung im Zeichen des schrittweisen Vorgehens.
  • Die Implementierung des neuen Prozesses begann mit der Festlegung von 5 strategischen Bewertungskriterien für das Projektportfolio.
  • In einigen Workshops wurden mit dem Management anhand dieser Kriterien die Projekte initial durchpriorisiert.

Sensibilisierung und Kommunikation für Priorisierung

  • Eine der Hauptaufgaben bestand darin, die Teammitglieder und Manager aus der alten Welt für die Priorisierung zu sensibilisieren und dafür zu gewinnen.
  • Die Kommunikation des strategischen Werts für Projekte war entscheidend, um Klarheit und Transparenz für Konfliktsituationen zu schaffen.
  • Transparenz und Priorisierung ist notwendig als Orientierung für Mitarbeiter in der operativen Umsetzung, damit sie wissen, wie sie ihre begrenzten Ressourcen einsetzen und warum.
  • Führungskräfte mussten lernen, dass die Veränderung bei ihnen beginnt und dass sie das Change-Management vorleben müssen.

Effiziente Planung mit adaptiertem PI (Program Incremental) Planning

  • Nach der initialen Priorisierung durch das Management wurden „Global IT iterativen Planung Sessions“ in Anlehnung an das PI Planning aus dem SAFE Framework eingeführt.
    -Zu Beginn fand eine hybride Sitzung statt, zu der Service Owner eingeladen wurden, um Projekte im Concept Board aufzunehmen und Abhängigkeiten zu überprüfen. Dieser Workshop dauerte etwa einen halben Tag. Das Ergebnis war ein vollständiges Projektportfolio mit Zuständigkeiten und Abhängigkeiten.
  • Später wurde im Portal, basierend auf der Microsoft Power Plattform und unter Verwendung von Microsoft Power Apps, ein eigenes iteratives Planning-Modul entwickelt. So konnte der Prozess im bereits genutzten Portal abgebildet werden, um zusätzliche Arbeit zu vermeiden und die Geschwindigkeit des Planungs-Rituals zu steigern (<60 Minuten alle 2 Monate).

Wall of Defense

  • Die Wall of Defense dient dazu, Änderungen der Priorisierung zu verhindern und schafft Klarheit und Transparenz für alle Beteiligten.
  • Sie wird virtuell gehandhabt und ermöglicht die Meldung von Änderungswünschen, die anschließend transparent bewertet werden und ggf. für die Zukunft eingeplant werden.

Zusammenfassung und Ausblick

  • Die Implementierung des PI Planning Prozesses bei Bilfinger Global IT war ein großer Erfolg und brachte mehr Transparenz und Effizienz in das Projektportfolio. Die Planungssicherheit wurde deutlich erhöht.
  • Die ständige Überzeugungsarbeit und das Etablieren eines agilen Mindsets sind entscheidend.
  • Die nächste Herausforderung besteht in der Internationalisierung des Prozesses.

Jeder muss seinen eigenen Weg finden, es gibt auch für das agile Projektportfoliomanagement keinen optimalen Standardprozess. Definieren Sie Ihr Ziel und finden Sie Ihre passende Methodik. Wir freuen uns über Ihre Nachricht, wie Sie Projekte priorisieren oder Ihre Fragen.

Host des Podcasts:
Christian Dürk ist Host des Podcast und Vorstand von Corivus. Er hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT- und Organisationsprojekte. Sein besonderes Steckenpferd ist der Spagat zwischen kurzfristigem Drehen eines Projekts und seiner langfristigen Organisation – insbesondere einer zukunftsfähigen Personalplanung, die das dauerhafte Funktionieren eines Bereichs sichert.

Möchten Sie uns Feedback geben oder haben Sie eine Frage zum Projektmanagement oder zu Projekten, die wir im Podcast beantworten sollen?
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