„Mit steigendem Transformationsdruck nimmt die Bedeutung des PMO zu.“ Wie Unternehmen mit Maßnahmen und Projekten auf die aktuelle Situation reagieren diskutiert Dr. Jonas Steeger, Autor der Studie #SHIFTHAPPENS2024, mit Host Christian Dürk.
Gast der Episode
Dr. Jonas Steeger ist Co-Founder bei Nordantech und leitet die Bereiche Customer Success und Data Science. Daten sind seine große Leidenschaft und inspirieren ihn kontinuierlich dazu, eigene Untersuchungen in den Gebieten Transformation und Turnaround zu unternehmen. Oft bieten Falcons eigene Daten die Basis für seine Untersuchungen und immer wieder werden spannende Ergebnisse zutage gefördert.
Die fünfte Auflage der Studienreihe von Nordantech mit #SHIFTHAPPENS2024 beinhaltet das Feedback von 541 (davon 100 aus den USA) Teilnehmern – im Kern der deutsche Mittelstand. Das Panel umfasst Geschäftsführer, Projektmanager, PMOs etc. mit langjähriger Erfahrung. Diese haben bereits an den Erhebungen der früheren Studien teilgenommen, um die Entwicklung sichtbar zu machen. Die Ergebnisse spiegeln die schwierigen Rahmenbedingungen wider. Organe wie das Project Management Office (PMO) sind gefragt, mit geeigneten Maßnahmen und Projekten schnell zu reagieren. Möglichkeiten und verfügbare Ressourcen sind oft begrenzt. Vielleicht berichten die Experten auch deswegen von einer recht durchwachsenen Projekt- und Maßnahmenperformance.
PMO – ein Top-Thema?
Top-Themen der Studie sind einerseits der fortwährende exogene Druck und der Zwang, sich anzupassen, dem Unternehmen ausgesetzt sind, andererseits die Kluft zwischen strategischem Mehrwert von Projekten und deren Priorisierung. Statt Geschäftsmodelle zu verändern und Innovationen voranzutreiben liegt die Priorisierung solcher Projekte nur knapp in den Top Ten. Auch die Abbruchquoten sind in Projekten mit Innovationscharakter besonders hoch.
PMO Innovationen
Bezogen auf das Projektportfolio braucht es oft zuerst Projekte, die Innovationen überhaupt erst ermöglichen. In der IT betrifft dies vor allem technische Schulden. Solche Renovierungsprojekte kosten oft viel Geld, bringen aber erstmal keine neue Geschäftsfertigkeit. Sie sind jedoch Voraussetzung, um nächste Schritte und Innovationen umsetzen zu können.
Investitionsreiche und innovationsgetriebene Stoßrichtungen werden zugunsten derer, die auf Kostensenkung und Erhalt des Geschäftsmodells wirken, zurückgestellt – das zeigt die Studie bereits das vierte Jahr in Folge.
Konflikte meistern!
Um solche Konfliktsituationen besser zu bewältigen, leistet das Portfolio-Management seinen Beitrag: Man braucht Transparenz in Projekten, einen pragmatischen Priorisierungsprozess und kontinuierliche Abstimmung mit allen Beteiligten. Es benötigt Entscheidungen für Projekte, wie das Abbauen technischer Schulden, und eine konsequente Umsetzung, ohne ständig die Prioritäten zu ändern.
Der empfohlene Ansatz für das Projektportfolio-Management: Einfach anfangen, den Prozess nach und nach lernen und den Reifegrad verbessern. Das Bauchgefühl wird durch Daten unterstützt: Mit einem pragmatischen Beginn ist deutlich mehr gewonnen als direkt groß einzusteigen. Man muss sich konzeptionell Gedanken machen, warum ein Portfolio wichtig ist und wie dieses Portfolio gesteuert, priorisiert und begleitet werden kann. Später, wenn die Anforderungen definiert sind, wenn das Portfolio eine gewisse Größe, Komplexität, Abhängigkeit hat, kann es Sinn machen eine Software einzuführen, die das Ganze unterstützt.
Warum PMO immer wichtiger wird
Ein weiteres Ergebnis der Studie ist, dass die Rolle des PMO als immer wichtiger gesehen wird – auch durch den Einfluss auf den Transformations- und Unternehmenserfolg. In den USA ist der Anteil derer, die sagen, dass das PMO einen massiven Einfluss hat, nochmal deutlich höher. Dort liegen die Projekte mit strategischem Mehrwert und deren Priorisierung auch in einem größeren Einklang. Das PMO entwickelt sich dabei von der Kostenstelle zu einem Profit Center – wirklich mehrwertschaffend, mit Vollzeitstellen und Experten besetzt und mit Unterstützung der Geschäftsführung.
Auch in der agilen Welt entsteht häufig der Wunsch nach einem Organ, dass alle Fäden ein Stück weit zusammenhalten. Die hybride Projektsteuerung ist noch komplexer. Hier geht es insbesondere darum, gleichzeitig den klassischen Reporting-Bedarf zu erfüllen und Bindeglied zwischen beiden Welten zu sein.
Die Detailtiefe im Reporting – auf Portfolioebene – ist immer auch von der Unternehmenskultur abhängig. Eine Software beispielsweise lässt es zu, dass man in die Daten zu einem beliebigen Zeitpunkt einsehen und den Status verschiedenster Projekte einzeln oder aggriert einsehen kann. Gleichzeitig können automatisierte Powerpoint -Reports erstellt werden.
Im Kontext PMO gibt es viele mögliche Auffassungen. Um den Einstieg zu erleichtern, hat Corivus das PMO-Poker entwickelt. Strukturiert, aber in spielerischer Form, kann man so entscheiden, was das eigene PMO beinhalten und machen soll – und was eben nicht, und so ein individuelles Konzept entwickeln. Sie können das PMO-Poker hier kostenlos bestellen.
Kapitel
- 00:00 Einleitung und Vorstellung Studie
- 04:50 Top-Themen der Studie und ihre Auswirkungen
- 11:47 Die steigende Bedeutung des PMO in Unternehmen
- 15:50 PMO als Profit Center: Erfolgsfaktor für Projekte
- 20:28 Vergleich der Relevanz des PMO in den USA und der DACH-Region
- 35:59 PMO-Poker
Links zu Podcast-Episoden
- #1 Warum Projektmanagement so wichtig für den Unternehmenserfolg ist
- #5 Wie sichere ich den Erfolg von Großprojekten“
- #17 Ist ein PMO noch zeitgemäß?
- #19 Projektportfoliomanagement – Wer braucht den sowas?
- #22 Krisen in Digitalprojekten erfolgreich managen!
- #28 Die Rolle des PMO in der agilen Welt – Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Host des Podcasts:
Christian Dürk ist Host des Podcast und Vorstand von Corivus. Er hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT- und Organisationsprojekte. Sein besonderes Steckenpferd ist der Spagat zwischen kurzfristigem Drehen eines Projekts und seiner langfristigen Organisation – insbesondere einer zukunftsfähigen Personalplanung, die das dauerhafte Funktionieren eines Bereichs sichert.
Möchten Sie uns Feedback geben oder haben Sie eine Frage zum Projektmanagement oder zu Projekten, die wir im Podcast beantworten sollen? Dann schreiben Sie uns an podcast@corivus.de.
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