#29 Evaluation und Einführung einer Projektmanagement-Software – Worauf kommt es an? 

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Im Brennglas der heutigen Episode steht das Thema Projektmanagement-Software. Im Gespräch zwischen Christian Dürk und Niels Kindl hören Sie, wann oder für wen sie Sinn ergibt und worauf es bei der Evaluierung und der Einführung ankommt.


Gast der Episode:
Niels Kindl ist Mitglied der Geschäftsleitung bei factro, ein Anbieter im Bereich Projektmanagement-Software. Niels trägt die Verantwortung für die Bereiche Data Analytics, Talent Acquisition sowie Marketing & Sales. Seine berufliche Reise begann im digitalen Umfeld, im Bereich Online-Marketing, und wurde stets von dem Bedürfnis nach einer zuverlässigen Projektmanagement-Software begleitet.

Im Brennglas der heutigen Episode steht das Thema Projektmanagement-Software. Im Gespräch zwischen Christian Dürk und Niels Kindl hören Sie, wann oder für wen sie Sinn macht und worauf es bei der Evaluierung und der Einführung ankommt.

Der Gast, Niels Kindl, teilt seine Erfahrungen auch aus der Sicht eines Software-Anbieters.

Motivation/ Ausgangssituation – 3 Typen:

  • Keine Struktur – großer Schmerzpunkt:  Nutzung von E-Mail und rudimentärem Excel für Projektmanagement. Es fehlt Struktur, es besteht ein ersichtlicher Bedarf bei Geschäftsleitung und Projektleitern, Sucherei in Listen und Tabellen nach Daten.
  • Testende zögerlich in der Umsetzung: verschiedene Lösungen, bislang keine umfassende Implementierung. Herausforderung ist notwendige Überzeugung, um ins Handeln zu kommen.
  • Unzufriedenheit und Wechselbedarf: Unzufriedenheit aus verschiedenen Gründen, z.B. Datenschutzanforderungen (Datenschutz ist keine “Unzufriedenheit“, sondern eine rechtliche Notwendigkeit).  Überprüfung, ob Unzufriedenheit am Tool selbst oder an grundlegenden Prozessen liegt.

Vorüberlegungen, Fokussierung auf das „Warum“

  • Es braucht keine wirklichen prozessualen Voraussetzungen oder einen bestimmten Reifegrad im Projektmanagement für den möglichen Einsatz von Projektmanagement-Software. Auch das Vorgehensmodell ist nicht entscheidend.
  • Wichtig ist, sich tatsächlich auf das WARUM zu fokussieren. Warum benötigen wir eine Software? Es geht darum, die eigenen Herausforderungen und Störer zu kennen, bei denen die Software helfen soll.
  • Kleine Teams suchen vielleicht eine sinnvolle Struktur oder Sichtbarkeit, wer gerade woran arbeitet. Größere Teams suchen zum Beispiel nach einer einheitlichen Lösung für einen gemeinsamen Blick. Oder es könnte ein Ziel sein, die Meetingzeit zu reduzieren.
  • Dieses „Warum“ am besten auch verschriftlichen, um ein gemeinsames Verständnis im Team zu erzielen.
  • Auf Basis des „Warums“ kann eine Entscheidung bewusst herbeigeführt werden. Vielleicht gibt es auch eine andere Lösung für das Problem als die Einführung einer Projektmanagement-Software, vielleicht liegt ein Kommunikations- oder Methodenthema zu Grunde.
  • Bei der Herangehensweise über Anforderungslisten besteht die Gefahr, dass solche Listen losgelöst von realen Problemen erstellt werden und zu einem überladenen Katalog führen.

Auswahlprozess und Entscheidungsfindung

  • Projektleitung und Top-Management involvieren, Datenschutzexperten ggf. auch Betriebsrat
  • Markt ist sehr unübersichtlich, es gibt viele Anbieter, > 700 Produkte von ganz einfacher Liste bis hin zum komplexesten Tool.
  • Für einen pragmatischen Auswahlprozess wird empfohlen Showstopper wie DSGVO bzw. Hosting-Standorte frühzeitig zu berücksichtigen, ebenso wie den Aspekt Support (Erreichbarkeit, Sprache etc.), für eine erste Eingrenzung.
  • Danach ist das praktische Testen und Anfühlen des Produkts unter Realbedingungen ein wesentlicher Punkt. Die digitale Ästhetik ist ein entscheidender Faktor für die tägliche Nutzung und Effektivität von Projektmanagement-Software. Macht es Spaß, damit täglich zu arbeiten? Ist es einfach und intuitiv zu bedienen?
  • Ein solches Kollaborations-Tool kann man nicht allein testen. Dazu braucht es andere, um die Zusammenarbeit durchzuspielen. Am besten “Botschafter” und “Champions”, die motiviert mitziehen oder auch „konstruktive Kritiker“

Einführung der PM-Software in konzentrischen Kreisen

  • Empfehlung, die Einführung in konzentrischen Kreisen zu verbreiten, um schrittweise Akzeptanz zu gewährleisten.
  • Klarstellen, dass die Software bestimmte Funktionen nicht leisten kann (z.B., kein Tool zum Chatten, kein Dokumentenmanagementsystem, kein CRM-System).
  • Die Einführung ist ein Change-Projekt und nicht nur ein IT-Projekt. Notwendigkeit einer klaren Erwartungshaltung bei der Einführung, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Frühzeitige Einbindung von Führungskräften und Projektleitern, da das Vorleben der Nutzung entscheidend für den Erfolg ist. Akzeptanz steigt nicht durch Zwang & Druck, sondern durch Vorleben.
  • Spielregeln und Rahmenbedingungen festlegen, um einheitliche Nutzung sicherzustellen.
  • Konsequente Abschaffung von parallelen Reporting-, Planungs- und Excel-Tools.

Hier erfahren Sie alles zur Projektmanagement-Software von factro .

Die angesprochene Übersicht von Projektmanagement-Software und Tools vom projektmagazin finden Sie hier.

Host des Podcasts:
Christian Dürk ist Host des Podcast und Vorstand von Corivus. Er hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT- und Organisationsprojekte. Sein besonderes Steckenpferd ist der Spagat zwischen kurzfristigem Drehen eines Projekts und seiner langfristigen Organisation – insbesondere einer zukunftsfähigen Personalplanung, die das dauerhafte Funktionieren eines Bereichs sichert.

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