#28 Die Rolle des PMO in der agilen Welt – Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

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In dieser Episode dreht sich alles um die Rolle des PMO in der agilen Welt. Erfahren Sie im Gespräch zwischen Christian Dürk und Björn Schifferdecker, wie ein agiles PMO die agile Transformation vorantreibt und welche Schlüsselaspekte Sie dabei im Blick behalten sollten.


Gast der Episode:
Björn Schifferdecker ist Projektmanger und -berater bei Corivus. In den letzten 10 Jahren beschäftigte er sich hauptsächlich mit IT-Systemeinführungen und Change-Management, seine Beratungsschwerpunkte sind agile und hybride Projektmanagement-Modelle, sowie die PMO-Einführung und Optimierung.

In dieser Episode dreht sich alles um die Rolle des PMO in der agilen Welt. Christian Dürk diskutiert mit Björn Schifferdecker die unterschiedlichen Aufgaben und Herangehensweisen eines klassischen PMO im Vergleich zu einem agilen PMO. Sie besprechen, wie ein agiles PMO die agile Transformation vorantreibt und welche Schlüsselaspekte Sie dabei im Blick behalten sollten. Dabei wird die Theorie mit den Erfahrungen aus der Praxis gespiegelt.

Der Gast, Björn Schifferdecker, teilt sein Wissen zu verschiedenen Frameworks und seine Erfahrungen als Scrum Master und Product Owner in agilen Projekten.

Hier finden Sie die Episode #17 Ist ein PMO noch zeitgemäß?

Hier können Sie sich das im Podcast angesprochene vertiefende Webinar zum Thema agiles PMO nach Anmeldung im Re-Live anschauen.

Definitionen

  • klassisches PMO: Das PMO, laut PMI, ist eine zentrale Managementstruktur zur Standardisierung projektbezogener Steuerungsprozesse und zur erleichterten gemeinsamen Nutzung von Ressourcen, Methoden und Tools.
  • Agiles PMO: In der agilen Welt differenziert sich das PMO. Es unterstützt nicht nur, sondern wird als Value Management Office (VMO) bezeichnet und fokussiert sich auf die Maximierung von Werten und strategischer Ausrichtung.

Der Weg zum agilen PMO:

  • In der Transformationsphase könnte das klassische PMO den Weg der Transformation mitgehen. Es wäre dann in der frühen Phase eine light agile Version, das das Augenmerk auf das Training und das Coaching von den Projektleitern und der Teams legt, um die agilen Herangehensweisen zu erlernen. Wenn es dann ein „erwachsenes, agiles PMO“ geworden ist, hat es auch die Aufgabe, den Value zu maximieren.
  • Alternativ könnte, wenn man zum Beispiel SAFe einführt, ein Value Management Office parallel laufen und das klassische PMO wäre in der perfekten Welt irgendwann einfach obsolet.

Unterschiede in der Umsetzung zwischen klassischem und agilem PMO:

  • Der klassische Führungsstil des PMO kann von supportive bis directive sein. Im agilen PMO liegt der Schwerpunkt auf „supportive“, angelehnt an den Servant Leadership Stil, der auch bei Scrum Mastern gefordert ist. Es begleitet Teams durch Trainings und Coaching, fördert Selbstorganisation und agiles Denken.
  • Im klassischen PMO dominiert als Projektmethode das Wasserfallmodell. Im agilen PMO wird ausschließlich mit agilen Methoden gearbeitet und das konzernweit – in Großprojekten dann meist in Verbindung mit Skalierungsframeworks wie SAFe oder LeSS (Large Scale Scrum) oder Disciplined Agile (DA). Aus der Vielfalt an Frameworks gilt es, für Unternehmen – weniger akademisch, eher pragmatisch – zum Unternehmen passende Elemente aus verschiedenen Ansätzen zu picken und sinnvoll zu verknüpfen. Vieles davon findet man schon in Scrum. Am wichtigsten bleibt das XMV Framework – der Xunde MenschenVerstand. Denn Frameworks lösen keine Probleme von selbst.
  • Im Reporting arbeitet das klassische PMO mit Gantt-Charts, Budget- und Kostenreporting sowie Risikoregistern. Das agile PMO orientiert sich stärker am Outcome, mit Kennzahlen wie Velocity, Burn-Down-Charts und Backlog-Matrizen. Es legt den Fokus auf Value Delivery und Business Objectives. In der Realität werden aber weiter klassischen Kennzahlen wie Budget und Meilensteine von Stakeholdern gefordert. Und dann bleiben beide Arten von Berichterstattung bestehen.

Worauf muss das agiles PMO den Fokus legen, um ein Unternehmen in der agilen Transformation erfolgreich zu unterstützen?

  1. Mind Shift und Kulturwandel etablieren: Unterstützung bei der Umstellung auf agile Prinzipien und die Bildung von selbstorganisierten Teams. Adaptieren von agilen Prinzipien und Praktiken. Das dauert in der Regel länger als ursprünglich gehofft.
  2. Value Orientierung verinnerlichen: Umlenken der Denkweise hin zu einem Fokus auf langfristige Wertschöpfung, Kundenzufriedenheit und strategische Ausrichtung. Entwicklung von einer Aufgabenabarbeitung hin zu einer wertschaffenden Arbeitsweise. Stichwort „Mehrwert orientiertes Stakeholder Management“.
  3. Lean Management unterstützen: Abbau unnötiger Bürokratie und kontinuierliche Entschlackung und Prozessoptimierung. „Eliminate waste“ als oberste Leitlinie.
  4. Kommunikation und Feedback verbessern: Nutzung von iterativen Entwicklungszyklen für schnelles Feedback und kontinuierliche Verbesserung. „Fail fast“ als Stichwort.
  5. Priorisierung des Backlogs: Verwendung von unternehmensweiten Backlogs und mehreren Ebenen von Priorisierung (Enterprise, Portfolio, Programm, Team). Strategische Ausrichtung durch gezielte Priorisierung von Epics, Capabilities, Features und Stories.

Hier finden Sie die angesprochene Episode #6 Product Backlog Fallstricke: So vermeiden Sie Fehler.

  • Lernen und Knowledge Sharing: Kultur kontinuierlicher Verbesserung durch regelmäßige Retrospektiven. Nutzen von Communities of Practice, agile Champions und Peer Reviews.

Fazit: Ein gutes PMO ist für Mittelständler und Großunternehmen wertvoll und eigentlich unerlässlich. Klare Vorgaben, Unterstützung bei Projekten und eine Anlaufstelle für Projektleiter tragen zum Erfolg von Projekten bei – auch in der agilen Welt.


Host des Podcasts:
Christian Dürk ist Host des Podcast und Vorstand von Corivus. Er hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT- und Organisationsprojekte. Sein besonderes Steckenpferd ist der Spagat zwischen kurzfristigem Drehen eines Projekts und seiner langfristigen Organisation – insbesondere einer zukunftsfähigen Personalplanung, die das dauerhafte Funktionieren eines Bereichs sichert.

Möchten Sie uns Feedback geben oder haben Sie eine Frage zum Projektmanagement oder zu Projekten, die wir im Podcast beantworten sollen?
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