Angesichts der sich wandelnden Arbeitswelt und der Veränderungen in den Projektmethoden fragen wir uns in dieser Episode, ob das Projekt Management Office (PMO) eher ein Relikt vergangener Zeiten darstellt oder noch zeitgemäß ist. Unser Gast Matthias Röck, ein erfahrener Projektmanager, diskutiert mit Christian Dürk über dieses Thema.
Gast der Episode:
Matthias Röck ist Partner der Corivus AG. Seine Schwerpunkte liegen dort in den Bereichen IT-Programm- und Projektmanagement, PMO Services und Near-/Offshoring. Er hat mehr als 25 Jahre Berufserfahrung als Berater für komplexe globale und lokale Softwareentwicklungsprojekte in unterschiedlichen Branchen.
3 Kategorien eines PMOs
- Project Office: Hier geht es um die Übernahme einfacher, wiederkehrender Aufgaben, um die Projektleitung zu entlasten: z.B. Organisation von Meetings, Protokollieren von Arbeitsergebnissen, Durchführung von Rollon-/Rolloffprozessen.
- Project Management Office – das eigentliche PMO: Das PMO unterstützt die Projektleiter hierbei operativ über mehrere Projekte hinweg, sorgt für ein gemeinsames Vorgehen und coacht die Projektmanager in Themen wie Projektmethodik, Projektplanung, Verfolgung des Projektfortschritts, Financial Controlling, Reporting oder Risikomanagement. Ein PMO dieser Art erfordert relevante Erfahrung im Projektmanagement, um die Projektleiter effektiv unterstützen zu können.
- Strategisches PMO: Hier geht es um das Portfolio Management, das die Projekte und Programme auf einer übergeordneten Unternehmensebene koordiniert und strategisch ausrichtet.
PMO noch zeitgemäß? – Antwort ist ein klares JA.
Um über mehrere Projekte hinweg zu berichten ist Voraussetzung, dass gleiche Regeln und gleiche Strukturen über Projekte hinweg gelten. Wenn jedes Projekt unterschiedlich agiert, hängt die Qualität sehr vom Projektleiter und vom Setup des Projektes ab – das kann gut gehen, muss aber nicht.
Wir sehen sogar eine steigende Nachfrage nach PMO-Services. Gerade im Umfeld von Großprojekten macht ein PMO sehr viel Sinn. Insbesondere um gleichbleibende Qualität über das gesamte Vorhaben hervorzubringen.
Aber auch im agilen Umfeld. Gerade in agilen Methoden gibt es bestimmte Themen, Rollen, die nicht mehr verankert sind und dann bleiben vielleicht bestimmte Aspekte einfach per Definition liegen. Wer kümmert sich um „lose Enden“? Zum Beispiel das Financial Controlling über das gesamte Vorhaben. Eine echte Ende zu Ende Sicht macht Sinn und könnte in so einem PMO gebündelt werden. In einem anderen Beispiel ist ein Product Owner noch nicht so erfahren – Der PMO kann ihn dann mit seinem Mehr an Erfahrung als Sparringspartner unterstützen und einen übergreifenden Blick haben.
PMO und KI?
Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) kann dem PMO helfen, routinemäßige und administrative Aufgaben zu automatisieren. Das sind also eher Bestandteile des Projekt Offices (erste Kategorie siehe oben). Wenn es um komplexe Aufgaben geht, oder darum, Entscheidungen zu treffen, gerät KI immernoch an seine Grenzen. Es ist schwierig, die Erfahrung in Regeln abzubilden. Auch die Verfügbarkeit und Qualität der Daten ist im Projektumfeld weiterhin schwierig, aber Voraussetzung dafür, dass KI sinnvoll eingesetzt werden könnte.
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Host des Podcasts:
Christian Dürk ist Host des Podcast und Vorstand von Corivus. Er hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT- und Organisationsprojekte. Sein besonderes Steckenpferd ist der Spagat zwischen kurzfristigem Drehen eines Projekts und seiner langfristigen Organisation – insbesondere einer zukunftsfähigen Personalplanung, die das dauerhafte Funktionieren eines Bereichs sichert.
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