In der aktuellen Episode des Podcasts Projektmanagement im Glas tauchen Host Christian Dürk und seine Kollegin Stefanie Schandl tief in ein Thema ein, das in vielen Projekten oft unterschätzt wird: die Ausschreibung und Auswahl von IT-Dienstleistern. Stefanie, die seit über einem Jahrzehnt als Projektleiterin bei der Corivus AG tätig ist, bringt ihre umfassende Erfahrung und Praxisbeispiele ein, um zu verdeutlichen, warum Ausschreibungen ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg sind.
Gast der Episode:
Stefanie Schandl ist Managing Director bei Corivus mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Begleitung von IT-Projekten und Beratung in den Bereichen Healthcare, Organisation und Prozesse.
Gleich zu Beginn machen die beiden klar, dass Ausschreibungen weit mehr sind als nur bürokratische Hürden. Sie bilden die Grundlage für eine strukturierte und transparente Auswahl geeigneter Dienstleister. Christian und Stefanie erörtern, warum es wichtig ist, frühzeitig alle relevanten Stakeholder einzubinden, Anforderungen präzise zu definieren und den Markt sorgfältig zu analysieren. Dabei vergleichen sie Ausschreibungen mit einem „Projekt vor dem Projekt“ – ein Prozess, der sorgfältige Planung und Organisation erfordert, um später Zeit und Kosten zu sparen.
Ausschreibung ist nicht gleich Ausschreibung
Dabei gibt es verschiedenen Arten von Ausschreibungen, wie EU-weite, nationale und Direktvergaben. Stefanie erläutert, wann welche Art sinnvoll ist und welche rechtlichen Vorgaben beachtet werden müssen. Besonders spannend wird es, wenn sie auf die Herausforderungen eingeht, die mit der Gewichtung von Fachlichkeit und Preis einhergehen. Hier wird deutlich, dass jede Entscheidung – von der Wahl der Bewertungsmethoden bis zur finalen Vertragsgestaltung – maßgeblich den Projekterfolg beeinflusst. Stefanie berichtet aus ihrer langjährigen Erfahrung, dass gemeinsame Workshops, in denen alle Beteiligten an einem Tisch sitzen, das zukünftige Produkt gemeinsam skizzieren und gemeinsam Entscheidungen treffen, nicht nur zu besseren Ergebnissen führen, sondern auch die Motivation aller Beteiligten steigern.
Zusammenarbeit vertraglich festhalten
Ein weiterer Schwerpunkt der Diskussion liegt auf der vertraglichen Gestaltung. Christian und Stefanie sprechen über die Unterschiede zwischen Werkverträgen und Dienstleistungsverträgen und wann welche Vertragsart sinnvoll ist. Stefanie betont dabei die Bedeutung klarer vertraglicher Leitplanken, wie präzise formulierte Anforderungen, Penalregelungen und transparente Fristen. Sie weist darauf hin, dass sich gut investierte Zeit in der Verhandlungsphase später im Projektverlauf vielfach auszahlt, da Missverständnisse und Konflikte von vornherein minimiert werden.
Nicht nur Mehraufwand, sondern Mehrwert
Stefanie berichtet von Erfolgen, bei denen durch klare Anforderungen und strukturiertes Vorgehen erhebliche Mehrwerte für Kunden geschaffen wurden. Gleichzeitig teilt sie auch Lowlights und zeigt, welche Fallstricke durch mangelnde Vorbereitung oder unklare Regelungen entstehen können. Diese authentischen Einblicke machen deutlich, dass Ausschreibungen eine strategische Aufgabe sind, die mit der nötigen Ernsthaftigkeit und Planung angegangen werden sollte.
Gut vorbereitete Ausschreibungen helfen nicht nur, die richtigen Partner zu finden, sondern auch langfristig das Projektrisiko reduzieren und die Qualität steigern. Christian und Stefanie zeigen, wie Unternehmen Ausschreibungen als mächtiges Werkzeug für den Projekterfolg nutzen können – wenn sie mit der nötigen Sorgfalt durchgeführt werden.
Diese Folge ist ein Muss für alle, die IT-Projekte verantworten oder in die Dienstleisterauswahl eingebunden sind. Mit ihrem Mix aus Fachwissen, praktischen Tipps und ehrlichen Einblicken bietet sie wertvolle Hilfestellungen für alle, die ihre Ausschreibungsprozesse optimieren möchten.
Takeaways
- Kommunikation ist der Schlüssel: Regelmäßige Abstimmungen und eine klare Steuerung des Prozesses sind unerlässlich.
- Präzise Anforderungsdefinition: Gute Vorbereitung mit Einbindung aller relevanten Stakeholder ist essenziell.
- Marktanalyse: Vorab den Markt erkunden, um Aufwand und Nutzen einer Ausschreibung abwägen zu können.
- Vertragliche Leitplanken: Sorgfältige Definition von Anforderungen, Leistungsbeschreibungen und Vertragsbedingungen hilft, spätere Konflikte zu vermeiden.
- Passende Vertragsart wählen: Werkvertrag oder Dienstleistungsvertrag – die Wahl sollte zur Projektstrategie passen.
- Bewertungskriterien festlegen: Klare Gewichtung von Fachlichkeit und Preis sichert Transparenz und Qualität.
- Zeit als Erfolgsfaktor: Zwei bis drei Monate für die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen einplanen und Anbieter ausreichend Zeit für Angebote geben.
- Teststellungen nutzen: Praxisorientierte Tests decken Schwächen auf und erhöhen die Qualität der Dienstleisterauswahl.
Kapitel
00:00 Einführung in das Projektmanagement
01:00 Die Rolle von IT-Dienstleistern
05:45 Ausschreibungen: Arten und Notwendigkeit
08:16 Vorbereitung der Ausschreibung
11:00 Wichtige Unterlagen für die Ausschreibung
14:14 Bewertung und Auswahl der Angebote
16:40 Ausschreibungsprozess und Zeitrahmen
22:02 Teilnahmewettbewerb und Anbieterbewertung
24:01 Vertragsarten und deren Bedeutung
28:02 Erfolgsfaktoren bei Ausschreibungen
30:07 Highlights und Lowlights aus der Praxis
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Host des Podcasts:
Christian Dürk ist Host des Podcast und Vorstand von Corivus. Er hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Management komplexer IT- und Organisationsprojekte. Sein besonderes Steckenpferd ist der Spagat zwischen kurzfristigem Drehen eines Projekts und seiner langfristigen Organisation – insbesondere einer zukunftsfähigen Personalplanung, die das dauerhafte Funktionieren eines Bereichs sichert.